Hoe het Ministerie van Financiën evalueert voor inzicht & kwaliteit
Joost van der Weijden
Gepubliceerd: 14-04-2020
Binnen het Directoraat Generaal Rijksbegroting leeft een duidelijke ambitie: beleid steeds beter onderbouwen en het maatschappelijk resultaat verder vergroten. Beleidsmedewerkers weten als geen ander hoe belangrijk zorgvuldig evalueren is om die kwaliteit hoog te houden. Tegelijkertijd vraagt de dagelijkse praktijk veel aandacht. Nieuwe dossiers volgen elkaar snel op en de organisatie is voortdurend in beweging. Juist daarom ontstond de wens om evalueren nog slimmer en structureler te verankeren in het beleidsproces.
Met de operatie Inzicht & Kwaliteit zette het ministerie een bewuste stap vooruit. De vraag was niet óf evalueren belangrijk is dat was al breed gedragen, maar hoe dit op een lichte, positieve en vooral haalbare manier nog sterker onderdeel kon worden van het dagelijkse werk. De voorkeur ging uit naar een aanpak die collega’s zou inspireren en activeren, zonder extra complexiteit toe te voegen. Een aanpak die energie gaf en uitnodigde tot doen.
Het ministerie zocht een partner die inhoudelijke expertise kon combineren met gedragsverandering en koos voor DOOR. De opdracht: ontwikkel een korte, krachtige awarenesstraining die beleidsmedewerkers op een toegankelijke en plezierige manier stimuleert om evalueren vaker, slimmer en consistenter toe te passen. Met als ambitie een olievlek te creëren: als 250 collega’s dit gedachtegoed omarmen, versnelt dat de hele operatie.
Om deze ambitie te vertalen naar concreet en duurzaam gedrag, werkte DOOR met de methodiek Aanstekelijk Ambitieus. Het uitgangspunt: niet zenden, maar activeren. Niet uitleggen waarom iets moet, maar laten ervaren waarom het werkt. De training werd daarom opgezet als een beleving die aansluit bij de dagelijkse realiteit van beleidsmedewerkers.
Er werd gekozen voor een train-de-trainer constructie, zodat het ministerie de aanpak zelf kon uitrollen en borgen. Collega’s uit de eigen organisatie fungeerden als trainer. Dat zorgde voor herkenning, vertrouwen en een veilige leeromgeving. De start van elke sessie sloot aan bij het gedeelde gevoel van tijdsbewust werken: hoe maak je ruimte voor evalueren zonder dat het voelt als ‘erbij’?
Humor en verrassing speelden een belangrijke rol. Een fictieve praktijkcase over de introductie van de Kakapo-vogel op de Veluwe, ondersteund met korte video’s, nodigde deelnemers uit om met een frisse blik naar hun eigen werk te kijken. Zonder oordeel, maar met nieuwsgierigheid. De case maakte zichtbaar hoe vanzelfsprekend aannames ontstaan, hoe teams soms onbewust in oplossingen schieten en hoe krachtig het is om vooraf scherp te formuleren wat je wilt leren en meten.
De sessies combineerden speelse interventies met een stevige inhoudelijke basis, waaronder de beleidsevaluatie toolbox en inzichten uit de Opleiding Monitoring & Evaluatie. Alles was gericht op toepasbaarheid in de praktijk. De afsluiting draaide om persoonlijk eigenaarschap: deelnemers formuleerden een klein, concreet ritueel dat past binnen hun bestaande werk. Bijvoorbeeld het standaard reserveren van drie minuten in een overleg om een evaluatiestap zichtbaar te maken. Klein, haalbaar en effectief precies waar Aanstekelijk Ambitieus voor staat.
De training werd ontwikkeld, getest en doorontwikkeld en uiteindelijk breed ingezet tot 2020. De gekozen aanpak bleek goed aan te sluiten bij de organisatie. Doordat interne trainers de sessies begeleidden, bleef de inhoud dicht bij de praktijk en ontstond er ruimte om ervaringen te delen en van elkaar te leren. Met drie online coachmomenten versterkten de trainers elkaar en scherpten zij de aanpak verder aan.
Het ministerie zag dat beleidsmedewerkers bewuster en gerichter nadachten over evaluatievragen, effectmetingen en gewenste uitkomsten. Evalueren werd vaker al in een vroege fase van nieuw beleid meegenomen, waardoor inzichten direct konden bijdragen aan kwaliteit en effectiviteit. Door de combinatie van herkenning, plezier en een heldere methodiek groeide evalueren uit tot een vanzelfsprekend en gewaardeerd onderdeel van het vakmanschap van beleidsprofessionals.
De gewenste gedragsverandering bij een substantiële groep collega’s werd daarmee gerealiseerd. Niet als verplichting, maar als gedeelde overtuiging.
“Duurzame gedragsverandering ontstaat wanneer mensen plezier ervaren, verrast worden en zelf eigenaar blijven. In deze awarenesstraining lag de kracht precies daar: bij de professionals zelf. Evalueren werd geen extra taak, maar een logisch en waardevol onderdeel van goed beleid.”