Schrijf mails die gelezen worden en kom op één lijn met jouw klant: 7 tips

Dit is waarom jouw mail wordt gesorteerd boven de prullenbak

In deze blog van Michiel Wanders las je meer over het belang van wat hij zintuiglijke scherpzinnigheid noemt bij verbinding maken met je gesprekspartners. Maar in een persoonlijk gesprek kun je iemand aankijken, een glimlach delen, je stem aanpassen of je houding spiegelen. Online valt dat allemaal weg. Geen lichaamstaal, geen intonatie, geen subtiele signalen. Je mist dus in één klap ruim 90% van je communicatiemiddelen.

Het gevolg? Je boodschap komt kil en afstandelijk over, of nog erger: de ander voelt zich totaal niet aangesproken en legt je bericht ongeopend weg. En dat is zonde, want zo gaat jouw bericht verloren. Weg commerciële kans, weg opvolging op jouw goede idee, weg interessante connectie.

En laten we eerlijk zijn: hoe voelt het als jij iemand mailt met een vriendelijke “Hoi” en terug een “Geachte heer/mevrouw” krijgt? Dat schuurt. Net alsof je iemand gedag zegt met een vrolijk “Doei!” en de ander droog “Tot ziens” terugmompelt. Weg klik, weg verbinding. Het is dus jouw schrijfstijl, je woordkeuze en de mate waarin de lezer zichzelf herkent in jou die bepaalt of iemand verder leest of niet.

Verbinding in online communicatie: zo bereik je het

Ga even na hoe jij op dit moment communiceert met jouw klanten en collega’s. Grote kans dat dat vooral via online communicatiemiddelen gaat: e-mail, WhatsApp of Slack en LinkedIn-berichten. Efficiënt en snel, maar het heeft ook een groot nadeel: hoe weet je dat jouw bericht aankomt bij de ontvanger? Weet je of hij of zij gecharmeerd is van je smiley? Valt je grap goed? Deze communicatiemiddelen maken het daarmee lastig om écht verbinding te maken.

Is het dan überhaupt wel mogelijk om verbinding te bereiken in online communicatie? Het eerlijke antwoord? Ja. Zelfs al binnen 30 seconden. Door Rapport te bouwen. Door waar te nemen, af te stemmen en oprecht geïnteresseerd te zijn in de ontvanger van je bericht. Dat is hoe je die onzichtbare klik tussen mensen – want dat is wat Rapport uiteindelijk betekent – bereikt. Want mensen houden uiteindelijk van mensen waarop ze lijken of wíllen lijken en is dus geen kwestie van “jouw manier van communiceren” en veel meer van “de ander herkennen en spiegelen”. Dus om een bericht te schrijven dat zijn doel bereikt, is dat wat je in je achterhoofd moet houden.

Dat doe je zo:

1. Bereid je voor
   Zelfs als je iemand nog niet kent, kun je toch al een hoop achterhalen. Verdiep je in de interesses en drijfveren van de ontvanger. Check LinkedIn, Google of socials. Houdt iemand van voetbal? Grote kans dat je met een voetbalmetafoor direct aansluiting vindt. Post iemand vaak over duurzaamheid? Dan weet je dat dit onderwerp belangrijk is. Deze voorbereiding geeft jou haakjes om je verhaal herkenbaar te maken. Wanneer je de wereld van de ander betreedt, voelt diegene zich nou eenmaal sneller begrepen.

2. Stuur nooit, maar dan ook nooit, copy-paste mails
   Daarmee toon je namelijk aan dat je eigenlijk helemaal geen interesse hebt in de wereld van de ander. Daarom heeft de lezer ook geen enkel aanknopingspunt of reden om zich verbonden te voelen met jou. Schrijf dus altijd unieke berichten die volledig zijn afgestemd op de lezer, op zo’n manier dat deze denkt ‘hé, dat is iemand die denkt én schrijft zoals ik!’

3. Interpreteer zijn of haar communicatiestijl
   Let goed op hoe iemand zelf schrijft. Maakt de ander lange zinnen of juist korte, bondige statements? Gebruikt iemand bulletpoints of juist lappen tekst? Welke woorden of uitdrukkingen komen steeds terug? En hoe zit het met leestekens en smileys? Als de ander vaak een 🙂 gebruikt, sluit jij daar beter op aan met dezelfde stijl in plaats van met een :). Het lijken details, maar juist die details maken dat de ander jou ervaart als “gelijkgestemd”.

4. Formeel of informeel?
   Als jij gewend bent iedereen met “u” aan te spreken en je doet dat ook in je mail, maar de ander schrijft standaard “je”, dan loop je al snel uit de pas. Je creëert onbewust afstand, terwijl je doel juist verbinding moet zijn. Hetzelfde geldt andersom: als je iemand heel informeel aanspreekt terwijl diegene zich prettig voelt bij zakelijk taalgebruik, kan de ontvanger jouw bericht als te amicaal of zelfs ongepast ervaren. Het gevolg? De boodschap komt minder goed over en de kans dat de ander met je meegaat in jouw verhaal wordt kleiner.

5. Let op aanhef en afsluiting
   Kijk naar hoe de ander een mail of bericht begint. “Hoi”, “Beste”, of juist “Heej!”? Als jij hetzelfde woord kiest, voelt de ontvanger direct herkenning. Ook de afsluiting speelt een rol: iemand die eindigt met “Groet” heeft een andere toon dan iemand die schrijft “Groetjes!” of “Met vriendelijke groet”. Spiegel subtiel, zodat het natuurlijk en vertrouwd overkomt.

6. Gebruik ‘jij’ in plaats van ‘ik’
   Het klinkt misschien als een school les, maar de tweede persoon enkelvoud (“jij”, “je”) werkt krachtig. Het verplaatst de aandacht van jou naar de ontvanger. Hoe dit werkt? Stel je twee identieke winkels voor, naast elkaar op de winkelstraat. Bij welke loop je naar binnen? Juist: daar waar jij je persoonlijk aangesproken voelt.

7. Gebruik rapport met mate
   Dit is misschien nog wel de belangrijkste tip. Als je elk detail overdreven kopieert, werkt het averechts. Dan voelt de ander: “Die doet wel héél erg z’n best om mij na te doen.” Kies een paar herkenbare elementen en gebruik die consequent.

Als jij een mail zou ontvangen die op deze manier geschreven is: hoe speciaal zou jij dat vinden?

Hoe ik je kan helpen bij het bereiken van rapport in online communicatie

Als je deze tips zo leest, lijkt Rapport bereiken misschien wel eenvoudig. Ik merk dat het in de praktijk voor veel mensen lastig is. Het gaat om oog voor nuance, gevoel voor stijl en de vaardigheid om snel aansluiting te vinden. Tegelijkertijd is het meer dan een schrijftechniek. Daarom ga ik in mijn trainingen in op bewezen inzichten, zoals de zeven beïnvloedingsprincipes van Robert Cialdini.

Neem wederkerigheid: als jij iemand onverwacht iets geeft (een tip, een compliment, een persoonlijke noot), krijg je vaak iets terug. Online werkt dat precies zo.

Of sympathie (liking): mensen doen liever zaken met mensen die ze aardig vinden en waar ze zich in herkennen. Rapport is sympathie. Het zorgt ervoor dat iemand denkt: “Jij begrijpt mij, met jou wil ik verder.”

Heb jij vragen, wil je sparren of gewoon alles weten over het bouwen van Rapport?

Stuur mij of Michiel een mailtje op j.vanderhaven@doortraining.nl of m.wanders@doortraining.nl of neem contact op via 085 - 773 10 04. Superleuk om van je te horen!

P.S. Wil je alvast beginnen met het oefenen met het maken van Rapport? Loop de mails in je verzonden items dan eens na en probeer eens alle keren dat je “ik” hebt gebruikt aan te passen in “je”. Veel plezier! :-) of toch :)? 😉